Cómo solicitar la incapacidad permanente: quién la pide, con qué documentos y qué plazos corren

Elaborado por Estela Martínez (no es jurista) Cifras del BOE consolidado a 10/06/2026 Comprobado por última vez: 13/10/2026 Cómo se comprueba

La incapacidad permanente se pide a la dirección provincial del INSS de la provincia donde vives, en el modelo oficial y con el DNI. El procedimiento también puede empezar sin solicitud: lo inicia el INSS, por su cuenta o a petición de tu servicio de salud o de la Inspección de Trabajo, o lo promueve tu mutua. El INSS tiene 135 días para resolver y, si no lo hace, la solicitud se entiende denegada (RD 1300/1995, arts. 1.2, 4 y 6.1, texto consolidado a 10/06/2026).

¿Quién puede iniciar el procedimiento de incapacidad permanente?

No solo la persona interesada. El RD 1300/1995 prevé tres vías de inicio, y en dos de ellas el procedimiento arranca sin que nadie presente una solicitud:

«1. El procedimiento para evaluar la incapacidad en orden al reconocimiento del derecho a las prestaciones económicas por invalidez permanente y a las indemnizaciones por lesiones, mutilaciones y deformidades de carácter definitivo, no invalidantes, se iniciará: a) De oficio, por propia iniciativa de la Entidad gestora, o como consecuencia de petición razonada de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social o del Servicio de Salud competente para gestionar la asistencia sanitaria de la Seguridad Social. b) A instancia del trabajador o su representante legal. c) A instancia de las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad Social o de las empresas colaboradoras, en aquellos asuntos que les afecten directamente.»

RD 1300/1995, art. 4.1

Cuando la baja se agota por el plazo máximo, el procedimiento lo abre el INSS sin que haga falta pedirlo: qué pasa a los 545 días de baja. Si lo promueve la mutua, la Orden de 1996 le exige avisar al trabajador: «Cuando alguna de las entidades colaboradoras citadas considere, por cualquier circunstancia, que el trabajador se encuentra en un estado que pueda ser constitutivo de una situación de invalidez permanente, procederá a elaborar un expediente previo, y pondrá todo ello en conocimiento del trabajador afectado el día siguiente a aquel en que tenga lugar la iniciación de la indicada actuación.» (art. 5.1.a)).

¿Hay una solicitud distinta para la parcial, la total o la absoluta?

No. Se pide la incapacidad permanente y el grado lo decide la resolución. El reglamento lo dice así: «Los Directores provinciales del Instituto Nacional de la Seguridad Social deberán dictar resolución expresa en todos los procedimientos incoados, a que se refiere el artículo 4 de este Real Decreto, sin estar vinculados por las peticiones concretas de los interesados, por lo que podrán reconocer las prestaciones que correspondan a las lesiones existentes o a la situación de incapacidad padecida, ya sean superiores o inferiores a las que se deriven de las indicadas peticiones.» (RD 1300/1995, art. 6.1). Por eso quien busca «solicitar incapacidad permanente parcial» sigue el mismo procedimiento que quien busca la absoluta. Las diferencias entre grados están en la página de los cuatro grados.

¿Ante quién se pide la incapacidad permanente?

Ante la dirección provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) que corresponde a tu domicilio. Es la que tramita y la que resuelve:

«Para el ejercicio de las facultades señaladas en el apartado 1 anterior será competente la persona titular de la dirección provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social de la provincia en que tenga su domicilio la persona interesada.»

RD 1300/1995, art. 1.2. Si se aplica un convenio internacional de Seguridad Social, el mismo artículo remite a otra regla de competencia.

En esa dirección provincial está también el Equipo de Valoración de Incapacidades, el llamado «tribunal médico». Las direcciones postales de las 52 están en el directorio de direcciones provinciales del INSS.

El trámite por internet está en la sede electrónica de la Seguridad Social: su apartado de incapacidad enlaza, como «Prestación de incapacidad permanente nacional», la ficha oficial de la pensión de incapacidad permanente, que es desde donde se solicita.

¿Qué datos y documentos hay que presentar?

La solicitud se hace en el modelo oficial. La Orden de 18 de enero de 1996 fija qué tiene que llevar y qué se acompaña:

• El modelo normalizado. «Las solicitudes se formularán en los modelos normalizados establecidos por la Administración de la Seguridad Social. Los interesados podrán precisar o completar los datos del modelo, acompañando los elementos que estimen oportunos, los cuales serán admitidos y tenidos en cuenta por el órgano administrativo.» (art. 4.1).
• Datos de tu trabajo. «Expresamente, las solicitudes deberán contener la fecha del cese en el trabajo y su causa, los datos relativos a la profesión habitual del trabajador, su categoría profesional y función y descripción del trabajo concreto que realizase.» (art. 4.2).
• DNI y, si hace falta, cotizaciones. El artículo 4.3 exige el documento nacional de identidad y la certificación de cotizaciones de la última o últimas empresas «cuando sean necesarias para acreditar el período mínimo de cotización, para determinar la cuantía de la prestación o la situación de estar al corriente en el pago de las cuotas». No hace falta aportar lo que ya tenga el INSS.
• Si has estado en paro. Si estás en desempleo o lo has estado en los últimos 24 meses, se añade, si fuera necesario, un certificado en modelo oficial. La propia Orden dice que ese certificado no es un documento preceptivo para iniciar el expediente. El texto consolidado sigue nombrando al «Instituto Nacional de Empleo» como quien lo cumplimenta.
• Informes médicos, si los tienes. «Los interesados podrán aportar, si obra en su poder, copia original del historial clínico elaborado por el Servicio Público de Salud competente o, en su caso, informe de la Inspección Médica de dicho Servicio, así como los historiales, pruebas y exploraciones complementarias de centros e instituciones sanitarias que consideren conveniente.» (art. 4.5).

Si falta un dato o un documento obligatorio, el INSS lo pide y hay 10 días para completarlo; si no se completa, se tiene por desistida la solicitud (Orden de 18-01-1996, art. 4.4).

¿Qué pasos sigue el expediente después de la solicitud?

1. Empieza a correr el plazo. Los 135 días se cuentan desde que la solicitud llega a la dirección provincial competente, o desde el acuerdo de iniciación si el expediente se abre de oficio (Orden de 18-01-1996, art. 14.1).
2. Se reúne el expediente. El alta médica y el historial clínico, con tu consentimiento, que remite el servicio de salud o la mutua (RD 1300/1995, art. 5.1.a). El INSS puede pedirte documentación nueva o complementaria y darte 10 días para aportarla (Orden, art. 7.1).
3. El equipo de valoración emite su dictamen-propuesta. Va acompañado de un informe médico de síntesis, un informe de antecedentes profesionales y los informes de alta y cotización (RD 1300/1995, art. 5.1.b). Ese dictamen propone; no decide. Quién forma el equipo y qué propone.
4. Audiencia. Se te pone de manifiesto el expediente y tienes 10 días para alegar y aportar documentos (RD 1300/1995, art. 5.1.c; Orden, art. 11.2). Si lo que aportas contradice el dictamen, el INSS puede pedir al equipo un dictamen complementario (art. 12).
5. Resolución. La dicta la persona titular de la dirección provincial, que puede reconocer un grado distinto del pedido (RD 1300/1995, art. 6.1). «Las resoluciones administrativas a que se refiere el apartado 1 del presente artículo serán inmediatamente ejecutivas.» (art. 6.4).
6. Si no estás de acuerdo. Contra la resolución, o contra el silencio, se puede presentar la reclamación previa.

¿Cuánto tarda el INSS y qué pasa si no contesta?

El RD 1300/1995, en su texto consolidado a 10/06/2026, fija 135 días para resolver y dice qué pasa si se agotan: «cuando la resolución no se dicte en el plazo de ciento treinta y cinco días, la solicitud se entenderá denegada por silencio administrativo» (art. 6.1). La Orden de 1996 precisa desde cuándo se cuentan: desde el acuerdo de iniciación en los procedimientos de oficio y desde la recepción de la solicitud en los demás (art. 14.1). El silencio aquí es negativo: pasado el plazo, se puede reclamar sin esperar a que llegue la resolución. Cuánto tarda el INSS y qué cobras mientras.

¿Hace falta estar de baja o de alta para pedirla?

Por regla general, la incapacidad permanente viene de una incapacidad temporal (una baja), con excepciones que la propia LGSS enumera: «La incapacidad permanente habrá de derivarse de la situación de incapacidad temporal, salvo que afecte a quienes carezcan de protección en cuanto a dicha incapacidad temporal, bien por encontrarse en una situación asimilada a la de alta, de conformidad con lo previsto en el artículo 166, que no la comprenda, bien en los supuestos de asimilación a trabajadores por cuenta ajena, en los que se dé la misma circunstancia, de acuerdo con lo previsto en el artículo 155.2, bien en los casos de acceso a la incapacidad permanente desde la situación de no alta, a tenor de lo previsto en el artículo 195.4.» (LGSS, art. 193.2).

La LGSS permite causar la absoluta y la gran incapacidad (antes gran invalidez) por contingencias comunes aunque no se esté de alta en la Seguridad Social, y en ese caso exige 15 años cotizados (LGSS, art. 195.4). Si la incapacidad viene de un accidente, sea o no de trabajo, o de una enfermedad profesional, «no será exigido ningún período previo de cotización» (art. 195.1). Y no se reconoce la de contingencias comunes a quien, en la fecha del hecho causante, tiene la edad que fija el artículo 205.1.a) para jubilarse y reúne los requisitos de la pensión de jubilación (art. 195.1). La calculadora comprueba el periodo de cotización que corresponde a tu edad.

¿Desde qué fecha cuenta la incapacidad si se reconoce?

La Orden de 1996 fija el «hecho causante», que es la fecha que sirve de referencia para los requisitos y el cálculo: «El hecho causante de la prestación se entenderá producido en la fecha en la que se haya extinguido la incapacidad temporal de la que se derive la invalidez permanente. En los supuestos en que la invalidez permanente no esté precedida de una incapacidad temporal o ésta no se hubiera extinguido, se considerará producido el hecho causante en la fecha de emisión del dictamen-propuesta del equipo de valoración de incapacidades.» (art. 13.2). Desde cuándo se cobra es otra cuestión, que depende de cómo terminó la baja: lo explica la página de los 545 días.

Textos del BOE consolidados a: RD 1300/1995, 10/06/2026; Orden de 18 de enero de 1996, 18/12/2025; LGSS, 05/10/2026. La Orden sigue citando artículos de la LGSS de 1994 y la Ley 30/1992; aquí se citan sus equivalentes vigentes solo cuando el texto actual lo dice.